Liste des pièces justificatives à demander au locataire

Quelle est la liste des pièces justificatives à demander pour une location ?

Sélectionner le bon locataire pour votre bien est crucial pour assurer la pérennité de votre location dans le temps. En outre pour garantir la solvabilité et donc le bon versement des loyers, le bailleur doit pouvoir apprécier la situation financière du locataire. Pour l’aider dans sa décision, le bailleur peut réclamer des documents et justificatifs à son locataire. La liste des documents que peut réclamer le bailleur au candidat locataire ou à son garant est néanmoins strictement encadrée. Tout écart par rapport à la loi peut entraîner une amende administrative prononcée par le représentant de l’Etat dans le département. Son montant est plafonné à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. L’infraction ne peut être sanctionnée que dans l’année qui suit la constatation des faits.

L’enjeu est important pour les bailleurs 💸 … C’est pourquoi nous avons résumé pour vous la liste des documents que le bailleur peut réclamer conformément à la Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et au Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.

Une pièce d’identité en cours de validité 👤

Cette pièce d’identité doit comporter une photographie du titulaire. Elle permet d’attester de l’identité de la personne et de valider l’authenticité des autres pièces justificatives fournies. Pensez donc à vérifier que la personne que vous avez en face de vous est bien identique à celle de la photographie. Croisez les informations de base entre la pièce d’identité et les autres pièces justificatives comme la date et le lieu de naissance. Plusieurs pièces peuvent être acceptées :

• La carte d’identité française ou étrangère ;
• Le passeport français ou étranger ;
• Le permis de conduire français ou étranger ;
• Un document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger. Ce document peut être une carte de séjour temporaire, une carte de résident, une carte de ressortissant d’un état membre de l’UE ou de l’Espace économique Européen.

Un justificatif de domicile 🏡

Le bailleur peut réclamer au candidat locataire ainsi qu’à son éventuel garant un justificatif de domicile. Cette pièce justificative vous permet entre autre d’avoir une idée du passif du candidat en terme de location. Elle permet par ailleurs de relever un changement de situation notable comme un déménagement longue-distance. En effet ces déménagements peuvent s’accompagner d’un changement de situation professionnelle. Dans ce cas précis le bailleur portera une attention particulière à la situation professionnelle du candidat locataire.

Prenons un exemple : 

Le candidat fournit 3 quittances pour un logement loué à Bordeaux alors que l’appartement qu’il cherche à louer est à Paris. Dans ce cas précis le bailleur devra vérifier si ce déménagement intervient dans le cadre d’une mutation, d’un changement d’entreprise, d’un projet de reconversion etc. 

La nature du justificatif de domicile diffère en fonction de la situation :

• Le candidat locataire ou le garant est locataire de sa résidence principale : les 3 dernières quittances de loyer. A défaut, le candidat locataire ou le garant peuvent fournir une attestation du précédent bailleur ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
• Lorsque le candidat locataire ou le garant est hébergé à titre gratuit : une attestation sur l’honneur d’hébergement indiquant que ce-dernier réside à son domicile ;
• Si le candidat locataire ou le garant est propriétaire de sa résidence principale : le dernier avis de taxe foncière ou à défaut le titre de propriété de sa résidence principale ;
• Le candidat locataire ou le garant est sans domicile fixe : une attestation d’élection de domicile établissant le lien avec l’organisme agréé au titre de l’article L.264-2 du Code de l’action sociale et des familles.

Un document attestant des activités professionnelles 🛠

Le bailleur peut demander un ou plusieurs document attestant des activités professionnelles du candidat locataire ou du garant. Si les ressources du candidat ou du garant permettent de vérifier sa solvabilité à un instant donné, c’est son activité professionnelle qui va définir la pérennité de sa solvabilité dans le temps.

Prenons l’exemple de deux candidats locataires : 

• Le candidat n°1 a un revenu moyen sur l’année précédente de 2500€ net mais est actuellement en CDD dans l’hôtellerie depuis 5 mois
• Le candidat n°2 a un revenu moyen de 2300 € net mais est en CDI depuis 3 ans dans une entreprise de services

Sans trancher sur le candidat à retenir dans cette situation, on notera que le candidat n°1 peut justifier de ressources plus conséquentes. Toutefois le candidat n°2 bénéficie d’une situation professionnelle à priori plus stable que le candidat n°1. 

Les documents attestant des activités professionnelles sont donc au coeur du dispositif. Voici la liste des documents que le bailleur peut réclamer :

• Dans le cas d’un CDI, d’un CDD ou d’un stage : le contrat de travail ou de stage. A défaut une attestation de l’employeur précisant rémunération proposée, date d’entrée en fonction et le cas échéant durée de la période d’essai ;
• Pour les mandataires sociaux d’entreprise commerciale, un extrait K ou K bis de moins de 3 mois ;
• Pour les artisans un extrait D1 original de moins de 3 mois ;
• Dans le cas des travailleurs indépendants, une copie du certificat d’identification de l’INSEE (comportant les numéros d’identification) ;
• La copie de la carte professionnelle pour les professions libérales ;
• Une carte d’étudiant ou certificat de scolarité de l’année en cours pour les étudiants ;
• Toute pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels.

Un document attestant des ressources 💰

Le niveau de ressources du locataire ou de son garant est une indication clé pour le bailleur. En règle générale on considère que pour un loyer de 100 € le locataire doit disposer d’un revenu minimum de 300 €. Bien entendu cette règle n’est pas gravée dans le marbre. Elle peut en effet être légèrement moins stricte pour les loyers très importants ou plus stricte pour les petits loyers. Le bailleur doit être vigilant quant à la nature des revenus pris en compte. Certains revenus sont récurrents et fixes (ex. salaire), d’autres revenus doivent être considérés comme exceptionnels (ex. prime annuelle). Pour pouvoir calculer ce ratio le bailleur doit disposer des documents attestant des ressources du locataire ou du garant :

• Dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition lorsque les revenus imposés en France. Dans le cas de revenus imposés à l’étranger, le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition tenant lieu d’impôt local sur le revenu ;
• Les trois derniers bulletins de salaire ;
• Un justificatif de versement d’indemnité de stage ;
• Les 2 derniers bilans pour les professionnels non-salariés. A défaut une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivré par un comptable ;
• Un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou le justificatif d’ouverture des droits établis par l’organisme payeur ;
• Une attestation de simulation établie par l’organisme payeur. Ou à défaut une simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ;
• L’avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
• Le titre de propriété d’un bien immobilier ou le dernier avis de taxe foncière ;
• Un justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Attention à l’authenticité des pièces 🚧

Au-delà de la qualité stricto sensu du dossier, le bailleur doit aussi s’assurer de l’authenticité des pièces. Selon la FNAIM, 20% des dossiers récupérés par des particuliers contiennent de faux documents (ex. faux bulletins de paie etc.). Si certaines vérifications sont simples (ex. existence d’une entreprise sur Societe.com), d’autres vérifications sont plus poussées. C’est le cas notamment de la vérification de l’authenticité des pièces d’identité. Sinon vous pouvez faire appel à Piloc pour authentifier les dossiers de vos candidats.