Modèles de lettres
Piloc vous facilite la gestion administrative de votre parc en vous générant automatiquement de nombreux documents de location. Tous nos modèles de lettres sont en marque blanche et personnalisables.
Des documents utiles pour gérer votre parc locatif
Documents téléchargeables gratuitement et faciles à remplir
Supports adaptés à vos situations locatives
Ressources conformes à la règlementation en vigueur
Des points d'attention pour éviter toutes erreurs
Les modèles de lettres fournis par Piloc
Présentation
Rédiger une lettre ou un document peut être long et fastidieux ! C’est pourquoi chez Piloc, nous avons pour mission de vous faciliter la vie là où l’on peut vous aider. Nous vous avons donc préparé des modèles de lettres utilisés le plus fréquemment qui sauront s’adapter à vos besoins, téléchargeables gratuitement.
Nous avons pris le soin de les rédiger avec l’aide d’avocats spécialisés en droit de l’immobilier, ainsi, tous nos modèles de lettres sont conformes à la Loi Alur ainsi qu’aux différentes réglementations en vigueur.
Quittance de loyer
Les bons comptes font les bons amis et la relation bailleur/locataire n’y manque pas ! Après la réception du loyer payé dans son intégralité, le locataire peut vous demander de lui fournir une quittance de loyer. Ce document atteste de son paiement et peut servir de justificatif de domicile pour le locataire. Notre modèle de quittance est facilement modifiable et adaptable selon vos besoins !
Avis d'échéance
L’avis d’échéance sert à informer le locataire des montants, dates et modalités de paiement de son loyer et de ses charges. Il est recommandé afin de permettre au locataire d’être informé et rappelé de la date limite de paiement du loyer, évitant ainsi les oublis et retards de paiement. C’est aussi une preuve écrite de la demande de paiement qui peut être utile en cas de litige.
Dépôt de garantie
Lors de la conclusion du contrat de location, un dépôt de garantie peut être demandé afin de couvrir d’éventuels dégâts causés par le locataire. Le reçu du dépôt de garantie atteste de la bonne réception de celle-ci. Votre locataire vous donne congé et tout est en ordre après l’état des lieux de sortie ? C’est la bonne nouvelle que tout bailleur aime entendre ! Si ce n’est pas le cas, vous devrez couvrir d’éventuels impayés et/ou dégradations du locataire. Attestez de la restitution ou de la retenue d’une somme versée en garantie en précisant le montant restitué ou retenu, ainsi que les motifs légaux justifiant cette décision accompagnés des factures justificatives.
Mise en demeure et Déclaration de sinistre - Loyers impayés
Ne laissez pas une situation d’impayés s’installer. Envoyez une piqûre de rappel à votre locataire avec une mise en demeure, cela permet aussi d’inscrire la relance dans le temps. Une procédure juridique exigera notamment ces preuves de relances. N’hésitez pas à vous renseigner dès à présent sur le rythme de relance à suivre. Si vous avez souscrit une garantie loyer impayé, informez votre assureur de votre situation avec notre modèle de lettre de déclaration de sinistre – loyers impayés, il ne reste qu’à remplir vos informations.
Régularisation des charges et Révision du loyer
Le montant des charges est toujours compliqué à prévoir à l’avance, mais pour une communication transparente avec votre locataire, il est essentiel de l’informer clairement des charges réelles encourues pour une période de location spécifiée, en détaillant les montants à régler ou à rembourser. Le marché de l’immobilier évoluant rapidement, il est clé pour les gestionnaires de réviser chaque année les loyers afin de prendre en compte différents critères comme l’inflation et de ne pas rogner la rentabilité du propriétaire. Communiquez clairement les détails de la révision au locataire, en mentionnant notamment le nouveau montant du loyer, la date d’entrée en vigueur et l’indice de référence retenu grâce à notre modèle de lettre prêt à l’emploi.
Facture d'honoraires
La facture d’honoraires récapitule les services professionnels rendus, détaillant les montants dus ainsi que les modalités de paiement. Elle constitue une preuve formelle des obligations contractuelles entre les deux parties. Simplifiez votre processus de facturation et concentrez vous sur ce qui compte vraiment : votre activité et vos clients. Piloc vous a créé une base de facture d’honoraires, il ne reste plus qu’à la remplir !
Lettre de congé
Le propriétaire envisage de reprendre un bien loué ? Il doit alors exprimer clairement et légalement ses intentions de récupérer sa propriété tout en respectant les droits du locataire. Le locataire disposera alors d’un délai de préavis de 6 mois minimum à compter de la réception de la lettre recommandée. Dans le cas où le propriétaire souhaiterait vendre son bien loué, le locataire dispose d’un droit de préemption valable les deux premiers mois du délai de préavis.
Préavis de départ
Votre locataire souhaite déménager et vous demande un modèle de préavis ? Afin de faire les choses en règles, Piloc vous a concocté un modèle de lettre de préavis de départ pouvant s’adapter aux baux de location meublé et non meublé. Attention, pour les Baux de colocation, les règles changent selon le type de bail (collectif ou individuel). N’hésitez pas à indiquer à votre locataire la durée de préavis qui le/la concerne !
FAQ
Les points d'attention
Quels sont les préavis de départ dans le cas d’un meublé et d’un non-meublé ?
Logement vide – non meublé : Avant de quitter le logement, le locataire doit donner congé et respecter un délai de préavis de 3 mois, sauf exceptions.
Logement meublé : Avant de quitter le logement, le locataire doit donner congé et respecter un délai de préavis de 1 mois.
Est-ce obligatoire de fournir une quittance aux locataires ?
Le gestionnaire est tenu de fournir gratuitement une quittance de loyer au locataire qui le lui demande à chaque paiement de loyer, quel que soit le mode de paiement utilisé (espèces, chèque, virement, etc.).
La quittance de loyer doit comporter certaines informations obligatoires, telles que le nom et l’adresse du locataire, la période couverte par le loyer, le montant total payé, le détail des charges le cas échéant, ainsi que le nom et l’adresse du bailleur (propriétaire) ou de son mandataire.
Le gestionnaire doit délivrer la quittance de loyer dans le mois qui suit la réception du loyer. Si le locataire en fait la demande, le gestionnaire a 15 jours pour la fournir.
La quittance de loyer peut être délivrée sous format papier ou électronique (par e-mail, par exemple), à condition que le locataire soit d’accord pour recevoir une quittance électronique.
Qu'est-ce qu'un avis d’échéance ?
L’avis d’échéance du loyer est un document qui informe le locataire du montant du loyer à payer, ainsi que de la date limite de paiement.
- Le gestionnaire envoie l’avis d’échéance au locataire chaque mois (ou à la périodicité du paiement du loyer) ou une fois par an si le loyer est fixé pour une durée plus longue.
- L’avis d’échéance doit contenir les informations essentielles relatives au loyer, telles que le nom et l’adresse du locataire, le nom et l’adresse du bailleur, la période concernée par le loyer, le montant total du loyer dû, la date limite de paiement, le mode de paiement accepté, et éventuellement le détail des charges si celles-ci sont comprises dans le loyer.
- L’avis d’échéance peut être envoyé par voie postale (lettre simple ou recommandée), par courrier électronique (si le locataire a donné son accord pour la communication électronique), ou remis en main propre contre-décharge.
- Le locataire doit s’acquitter du montant du loyer avant la date limite de paiement indiquée dans l’avis d’échéance. Le mode de paiement spécifié dans l’avis doit être respecté, sauf accord contraire entre le locataire et le propriétaire.
- Le locataire peut demander une quittance de loyer une fois qu’il a effectué le paiement. La quittance de loyer sert de preuve de paiement et doit être délivrée gratuitement par le propriétaire.
L’attestation de dépôt de garantie est-elle obligatoire ? Dans quel cas le propriétaire peut exiger le versement d’un dépôt de garantie ?
Aux termes de l’article 22 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, le versement d’un dépôt de garantie peut être prévu pour garantir l’exécution de ses obligations locatives par le locataire.
Dans certains cas, le propriétaire peut exiger le versement d’un dépôt de garantie pour couvrir les éventuels futurs manquements du locataire à ses obligations (impayé de loyer ou de charges, absence de réparations locatives…).
Ces règles dépendent du bail d’habitation signé : bail d’un logement vide ou bail d’un logement meublé.
Il faut différencier les cas suivants :
- Loyer à payer d’avance chaque mois – Le propriétaire peut exiger le versement d’un dépôt de garantie à la signature du bail.
- Loyer à payer d’avance tous les 2 mois. Le propriétaire peut exiger le versement d’un dépôt de garantie à la signature du bail.
- Loyer à payer d’avance chaque trimestre – Le propriétaire a interdiction de réclamer un dépôt de garantie.
Quelles sont les étapes en cas de loyer impayés ?
1ère étape : Le gestionnaire fait une relance à l’amiable qui peut se faire par téléphone, par courrier électronique ou par envoie d’un courrier simple ou en recommandé A/R.
Trouver avec le locataire une solution pour recouvrer les impayés. Différentes décisions peuvent être prises : échelonner le paiement, faire appel à la caution solidaire, résilier le bail
2ème étape : La mise en demeure au locataire dans le but de rappeler au locataire son devoir de s’acquitter des loyers impayés. Il s’agit d’une étape incontournable avant d’entrer en procédure.
Le contrat de bail peut prévoir une clause de résiliation de plein droit du contrat dans le cas où le locataire faillit à ses obligations.
Le propriétaire peut solliciter un huissier pour faire parvenir un « commandement de payer » au locataire en faute. Le locataire dispose alors d’un délai de deux mois pour réagir.
Le cas échéant, le propriétaire peut s’adresser au juge des référés. Le bail peut alors être résilié et le locataire expulsé.
*Veuillez noter que notre entreprise ne peut pas vous garantir, ni assumer la responsabilité de la validité juridique des documents fournis.
Il est de la responsabilité des utilisateurs de consulter un professionnel du droit pour s’assurer de la conformité des documents à la législation en vigueur dans leur juridiction.
Gagnez du temps grâce à une solution métier simple et performante
Une demande particulière ? En savoir plus sur notre solution ?
